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経理・会計書類の保存について

 経理・会計に関する書類(帳簿書類等)は、貸借対照表や損益計算書、総勘定元帳や仕訳帳など様々ですが、会社はこれらの書類を決算終了後においても一定期間保存しておかなければならないことをご存知でしょうか。帳簿書類等は申告後、その膨大な資料の量からつい処分してしまいたくなりますが、決して処分してはいけません。なぜ決算が終了した後でも帳簿書類を残さなければならないのでしょうか。理由は、税務署からその申告内容についての確認を申告後に求められる場合があり帳簿書類等がなければそもそも確認することが出来なくなるためです。帳簿書類等の保存については「会社法」と「法人税法」という2つの法律に基づいて以下のように定められています。

「会社法」で定められている保存期間は10年

「法人税法」で定められている保存期間は7年となり、2つの法律で保存期間が異なります。

「会社法」と「法人税法」の両方に関わる帳簿書類の場合は、基本的には期間の長いほう(=10年)で保存されるとよいでしょう。 では、どのような書類が保存期間10年もしくは7年に該当するのでしょうか。今回は、経理・会計書類の保存期間や保存方法について詳しくお伝えしていきます。

保存が定められている書類

 保存期間は「会社法」「法人税法」の2つの法律により保存期間が異なるとご説明しましたが、具体的には以下の表で示した通りです。保存期間の区別の他、その書類ごとに保存期間を数え始める日が異なるので注意が必要です。

 

≪保存期間10年≫

書類作成日よりカウント 決算の締切日よりカウント
決算書 総勘定元帳
貸借対照表 仕訳帳
損益計算書 現金出納帳
株主資本等変動計算書 売掛金元帳、買掛金元帳
株主名簿 売上・仕入帳

≪保存期間7年≫

書類作成日よりカウント 法定申告期限よりカウント 課税期間末の翌日から2か月を経過した日よりカウント
預金通帳 給与所得者の扶養控除等異動申告書 消費税の資産の譲渡等、課税仕入に関する帳簿
見積書・納品書・請求書 賃金台帳 課税仕入の税額控除に係る帳簿
領収書 給与明細  
棚卸表 源泉徴収票  

           

帳簿書類の正しい保存方法は?

 帳簿書類の保存期間を理解して頂いたところで、次に保存方法についてご説明致します。一口に帳簿書類と言っても沢山の種類の書類があり、これらを何年間も保存する事は大変だと感じられている方もいらっしゃる事でしょう。果たして帳簿書類の保存方法は紙による原本保管しか認められていないのでしょうか。

①やはり原則的な保存方法は紙

 帳簿書類の保存においては、原則として原本での保管が基本となります。保存する際に場所を取ってしまうなど少し面倒な原本での保管ですが、改めて内容を確認する際には紙で保管しておくほうがチェックしやすいというメリットがあります。

②マイクロフィルムによる保存

 原則的な保存方法は①の通り紙による原本保管ですが、保存期間が6年目以降(書類によっては4年目以降)になると一定の条件を満たすマイクロフィルムでの保存が可能になります。マイクロフィルムで保存する場合にはマイクロフィルムリーダ又はマイクロフィルムリーダプリンタの準備が必要です。

③電磁的記録を使って保存

 電子計算機(コンピュータ等)を使用して作成した帳簿書類で要件を満たした場合には、クラウドサーバーやDVD・CD等の電磁的記録に保存することも認められています。ただし電磁的記録による保存方法を実施するためには、保存を開始する日の3か月前の日までに所轄税務署長へ申請書を提出し承認されなければなりません (令和3年10月現在) 。

④スキャナで読み取り保存

 保存書類のうち一定の書類についてはスキャナで読み取り電磁的記録に保存することも認められています。ここで言う一定の書類とは、貸借対照表及び損益計算書、棚卸表、決算に関して作成されたその他の書類以外のものを指しますので注意が必要です。またスキャナを使用して保存する場合は≪③電磁的記録を使って保存≫と同様に保存を開始する日の3か月前の日までに所轄税務署長へ申請書を提出し承認を受けなければなりません(令和3年10月現在)。

⑤電子取引による電子データは電磁的記録で保存

 最近では電子間取引が増加している為、電磁的記録での保存が可能となっています。この場合における電磁的記録での保存は所轄税務署長への申請は不要となります。

                  

まとめ

・会社法では10年、法人税法では7年の保存義務があるため、両方に関わる書類は念のため10年間の保存が安心

・保存期間をカウントし始める日は保存書類により異なるので必ずチェック

・原則的な保存方法は紙による原本保管

・紙以外での保存は、一定の条件を満たす場合又は所轄税務署長により承認を受けた場合に可能となる

                    

 今回は経理・会計書類(帳簿書類等)の保存についてお伝えしました。膨大な量の書類の保管は大変ですが、経理書類の保管は義務付けられているので正しい形で保管されていることが大切です。紙以外での保存方法をご検討されている場合には、定められている一定の条件が分かりにくい部分もあるかと思います。経理書類等の保管について疑問点やご質問等がございましたら、お気軽に当社までお問い合わせください。

                     

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